Überblick & Anmeldung
Das Kontor ist dein Firmen-Cockpit: alle Zahlen, Rechnungen, Verträge und Belege der Volundra GmbH an einem Ort. Es rechnet nichts von sich aus in die Welt hinaus - es zeigt den Stand und legt Entscheidungen vor.
Anmelden: Beim Öffnen steht „Anmeldung erforderlich". Der Knopf Mit Microsoft anmelden meldet dich mit deinem Volundra-Konto (@volundra.com) an. Danach bist du drin, oben rechts steht der Stand (heutiges Datum).
Woher die Daten kommen: Sie liegen in eurer gemeinsamen SharePoint-Bibliothek (Team „Volundra Kontor"). Das Cockpit liest und schreibt dort direkt - was du hier änderst (z. B. eine Rechnung auf „Bezahlt" setzen), steht sofort auch für die anderen bereit. Der Kontostand kommt vom Bankauszug (siehe Abschnitt 5), nicht aus einer Schätzung.
Die Leiste oben
Ganz oben, rechts vom Volundra-Zeichen:
- Aufgaben ↗ öffnet die Aufgaben-Seite.
- Für den Steuerberater exportieren öffnet den Zeitraumdialog für ein ZIP mit Originalbelegen, zugeordneten Tabellen und offenen Punkten (Details in Abschnitt 15).
- Abmelden meldet dich ab.
- Rechts daneben steht der Stand (das heutige Datum) - eine Kontrolle, dass du frische Zahlen siehst.
Darunter läuft die Navigationsleiste mit den Seiten (Abschnitt 3).
Die sechs Kacheln
Ganz oben auf der Übersicht - jede Kachel hat einen Untertext, der die Zahl erklärt.
| Cash (Bank) | Was auf dem Konto ist. Klickst du eine Rechnung auf „Bezahlt", zählt der Betrag sofort mit - der Untertext sagt dann „inkl. X bezahlt (Auszug folgt)", bis der Bankauszug es bestätigt. |
| Offene Posten | Summe der ausgestellten, noch nicht bezahlten Rechnungen. Untertext: seit wie vielen Tagen die älteste offen ist. |
| MRR | Monatlich wiederkehrender Umsatz aus unterschriebenen Kunden. |
| USt fakturiert | Die Umsatzsteuer in den ausgestellten und bezahlten Rechnungen. Das ist nicht dein Geld - die Zahllast rechnet der Steuerberater. |
| Pipeline | Anzahl der noch nicht unterschriebenen Chancen. |
| Nächste Frist | Die nächste terminierte Frist mit Countdown (siehe Abschnitt 12). |
Abgleich: Bank ↔ Bücher
Der Kasten „Abgleich" prüft, ob eure Bücher zum echten Kontostand passen. Links steht die Rechnung:
- Eröffnung - der Startsaldo (mit Datum).
- − verbuchte Ausgänge (Bank) - alles, was als bezahlte Ausgabe erfasst ist.
- + verbuchte Eingänge (Bank) - Kundenzahlungen, die der Bankauszug bestätigt hat.
- Rechnerischer Saldo - was laut Büchern auf dem Konto sein müsste.
Rechts trägst du das Bank-Ist ein (den Kontostand vom Auszug) und drückst Abgleichen:
- Abgestimmt - Bücher und Bank stimmen (bis 1 EUR Toleranz).
- Sonst zeigt es die Differenz mit dem Hinweis „es fehlt vermutlich ein Beleg". Eine Differenz ist fast nie ein Rechenfehler, sondern eine Buchung, die noch fehlt - eine Bankgebühr, eine Ausgabe.
Rechnungen: der ganze Weg
Eine Rechnung durchläuft feste Stufen. Die Statusfarbe zeigt, wo sie steht: Entwurf Ausgestellt Bezahlt Storniert Verworfen
Beim Kunden (Abschnitt 9). Legt einen Entwurf an und öffnet ihn - eine Rechnungsnummer wird noch nicht vergeben. Bei einem Kunden mit zwei Produkten trifft der Knopf genau die Zeile, bei der du ihn drückst.
Vergibt die endgültige, fortlaufende Rechnungsnummer (pro Kunde ein eigener Nummernkreis, beginnend bei -0001). Ab hier ist die Nummer verbraucht - das ist gesetzlich so gewollt, deshalb lückenlos.
Öffnet die fertige Rechnung als Druckansicht (PDF). Zum Ausdrucken oder Speichern.
Legt die Rechnung samt PDF als Entwurf ins Postfach billing@volundra.com - an die Rechnungsadresse des Kunden. Es wird nichts gesendet. Du öffnest den Entwurf, prüfst und schickst selbst.
Bezahlt bucht den Betrag sofort auf „Cash (Bank)" und blendet die Erinnerung aus. Zahlung zurücknehmen macht das rückgängig. Sobald der Bankauszug die Zahlung deckt, wird sie bestätigt und wandert von „erwartet" in den echten Kontostand - doppelt gezählt wird nie.
Legt eine freundliche Erinnerung als E-Mail-Entwurf an (Abschnitt 8). Auch hier: nichts gesendet, du gibst frei.
Nur bei ausgestellten, noch nicht bezahlten Rechnungen. Fragt nach einem Grund (Pflicht). Die Rechnungsnummer bleibt verbraucht, die Zeile bleibt sichtbar (durchgestrichen, Pille „Storniert") und im Steuer-Export - sie fällt nur aus „Offene Posten" und „USt fakturiert". Eine bezahlte Rechnung storniert der Steuerberater, nicht das Cockpit.
Nur bei Entwürfen (die noch keine Nummer haben). Nimmt einen Entwurf aus dem Weg, bevor er ausgestellt wurde.
Die Spalte Beleg in der Rechnungsliste ist das tatsächlich versendete PDF (aus SharePoint) - bewusst etwas anderes als „Ansehen", das die Rechnung aus den Daten neu aufbaut.
Automatischer Rechnungslauf
Du musst die monatlichen Rechnungen nicht von Hand anstossen. Jeden Monat läuft frühmorgens (05:00) ein Automat, der für jeden fälligen, unterschriebenen Kunden:
- die Rechnung erstellt und ausstellt (mit fortlaufender Nummer),
- das gebrandete PDF baut und in SharePoint ablegt,
- einen E-Mail-Entwurf mit PDF ins Postfach billing@volundra.com legt.
Bedingte Zeilen (z. B. ein Pilot, der „erst mit Zugang startet") werden bewusst nicht automatisch berechnet. Stattdessen erscheint unter den Rechnungen ein orangefarbener Hinweis. Ist die Bedingung erfüllt, öffnest du den Kunden und entfernst das Bedingt-Kennzeichen - dann läuft die Zeile normal mit.
Zahlungserinnerung
Ist eine ausgestellte Rechnung 14 Tage nach dem Ausstellen noch nicht bezahlt, wird eine Erinnerung fällig. Du siehst das an zwei Stellen:
- Im Kalender (Abschnitt 12) ein blauer Marker am Fälligkeitstag.
- An der Rechnungszeile der Hinweis „⏰ Erinnerung fällig seit …".
Der Knopf Zahlungserinnerung legt einen freundlichen Erinnerungstext als E-Mail-Entwurf an die Rechnungsadresse ins Postfach billing@volundra.com. Nichts gesendet - du gibst frei. Sobald die Rechnung bezahlt ist, verschwindet die Erinnerung von selbst.
Kunden & Pipeline
In der Kunden-Liste steht jede unterschriebene Produktzeile. Der Knopf + Kunde anlegen öffnet ein Formular; Bearbeiten an einer Zeile ändert einen bestehenden Kunden.
Zwei E-Mail-Adressen je Kunde: eine normale Kontaktadresse und eine Rechnungsadresse. Rechnungen und Erinnerungen gehen an die Rechnungsadresse, falls gesetzt - sonst an die Kontaktadresse.
Pipeline ist dieselbe Liste, gefiltert auf alles, was noch nicht unterschrieben ist. Ein Unternehmen kann mehrfach vorkommen, wenn es mehrere Produkte hat - dann teilt es sich eine Kundennummer, die Zeilen tragen aber verschiedene Produkte.
Verträge & Zusagen
Die Verträge-Seite listet Gegenpartei, Vertrag, Status, Laufzeit, Kündigung, Betrag und den Beleg (das unterschriebene PDF). Fehlt bei einem Vertrag noch ein Pflichtdokument, zeigt das Cockpit darunter einen Hinweis - so siehst du auf einen Blick, wo noch etwas offen ist.
Buchungen & Kontobewegungen
Zwei verschiedene Dinge, die leicht zu verwechseln sind:
| Buchungen | Deine Ausgaben mit Beleg - was die Firma wofür ausgegeben hat (Datum, Vendor, Kategorie, Betrag, Bankstatus, Beleg). |
| Kontobewegungen | Die Zeilen direkt vom Bankauszug - jede Ab- und Zubuchung, wie die Bank sie zeigt. |
Merksatz aus dem Cockpit: „Nicht jede Buchung ist eine Bewegung, und nicht jede Bewegung ist eine Ausgabe." Eine Kundenzahlung ist eine Bewegung, aber keine Ausgabe; eine Ausgabe, die jemand privat vorgestreckt hat, ist eine Buchung, aber (noch) keine eigene Bewegung.
Fristen, Kalender & Outlook
Unter „Fristen & Pflichten" stehen alle Termine mit Countdown. Ein [A] heisst „angenommenes Datum" - mit dem Steuerberater noch zu bestätigen.
Im Kalender darunter blätterst du mit ‹ › durch die Monate, Heute springt zurück. Die Marker:
- Frist oder Pflicht,
- Rechnung aussenden (am 1. des Leistungsmonats, zahlbar bis 15.),
- Zahlungserinnerung (14 Tage nach Ausstellung, unbezahlt).
Der Knopf ↗ Mit Outlook abgleichen schreibt diese Termine - mit einer Erinnerung aufs Handy - in einen eigenen Outlook-Kalender „Volundra Kontor". Deine anderen Termine bleiben unberührt, mehrfaches Klicken legt nichts doppelt an.
Dokumente
Die Dokumente-Seite sammelt herunterladbare PDFs (Verträge, Belege und mehr). ↓ PDF lädt das jeweilige Original herunter.
Über die Firma
Ganz unten stehen die Stammdaten der Volundra GmbH (Firmenbuchnummer, Gericht, Sitz, Geschäftsführung) und die Gesellschafter mit ihren Anteilen. Reine Nachschlage-Angaben, nichts zum Drücken.
Export für den Steuerberater
Mit Für den Steuerberater exportieren wählst du den Zeitraum und lädst ein ZIP-Paket herunter. Es enthält Originalbelege, ein anklickbares Belegregister und getrennte Tabellen für Eingangsbelege, Ausgangsrechnungen, Zahlungseingänge, Kontobewegungen, offene Posten und Verbindlichkeiten. Gleiche Dateien werden nur einmal beigelegt, alle Zuordnungen bleiben erhalten.
Nach dem Entpacken zuerst 00_START_HIER.html öffnen. Fehlende Belege, unbekannte Beträge und Lücken im Bankzeitraum stehen gesammelt unter Offene Punkte. Für die erste Übergabe kannst du Stammunterlagen und Verträge zuschalten. Ausweiskopien und Zugangsdaten gehören nicht ins Buchhaltungspaket. Es wird nichts versendet.
Rechnungen und Zahlungen sind unterschiedliche Sichten und dürfen nicht zusammengerechnet werden. Nullrechnungen erscheinen als Rechnungen, ohne Zahlungseingang. Die Tabellen enthalten nur gespeicherte Werte; fehlende Angaben bleiben leer. Das neutrale CSV-Format ist nicht als spezieller BMD-, RZL- oder DATEV-Import zugesagt.
Es werden nur erfasste Werte exportiert, keine ausgerechneten Steuerzahlen - die Umsatzsteuer-Zahllast und die UVA rechnet der Steuerberater.